Voordat u gaat telebankieren in Exact Compact is het belangrijk uw instellingen te definiëren.
De instellingen voor elektronisch bankieren vindt u in menu [Systeem, Algemeen, Instellingen] of (SAS). Bij het menu 'Bankinstellingen' krijgt u de instellingen te zien die u dient te definiëren.
Sectie Algemeen
Limiet buitenlandse betalingen
Indien een bedrag van een buitenlandse crediteur/debiteur met een binnenlandse bankrekening boven deze limiet komt, dan is er sprake van een buitenlandse betaling.
Import-directory
Bij het importeren van uw afschriften heeft u verschillende mogelijkheden om te importeren. Indien u kiest voor 'Importeren', controleert Exact Compact in de import-directory of er bankafschrift-bestanden staan. Bij deze controle wordt niet gekeken naar de naam van het bestand, maar naar de structuur. Dit heeft als voordeel dat u bij het exporteren vanuit het telebankierpakket het afschriftbestand een andere naam kunt geven. Hier voert u de directory in waarin u uw bankbestanden plaatst. U hoeft alleen het eerste deel van het pad op te geven, bijvoorbeeld . ‘C:\import’. Exact Compact maakt per land en per bank automatisch een map aan, bijvoorbeeld ‘C:\import\NL\ABN AMRO’. Hiervoor dient u eerst op de knop importeren te klikken via [Compact, Betaalmiddelen, Importeren]. Wanneer u uw afschriften in deze map plaatst na het exporteren van het digitale bankafschrift uit uw telebankierpakket, dan zal Exact Compact in deze map naar de digitale bankafschriften zoeken bij het importeren van het bankafschrift.
Mocht de aangegeven directory nog niet bestaan, dan verschijnt de melding:
"Directory aanmaken?"
Zodra u dan op "Ja" drukt zal de nieuwe directory worden aangemaakt.
Export-directory
Bij het aanmaken van een betalingsbestand (clieop03-bestanden) wordt het bestand standaard in de subdirectory van deze directory weggeschreven. Met het vergrootglas kunt u een directory zoeken op uw computer of netwerk, en hier de directory aangeven of aanmaken die u als export-directory wilt gebruiken. Ook hier hoeft u alleen het eerste deel van het pad op te geven, bijvoorbeeld ‘C:\export’. Exact Compact maakt per land en per bank automatisch een map aan, bijvoorbeeld ‘C:\export\ NL\ABN AMRO’. De subdirectory wordt gegenereerd na het aanmaken van een bankbestand.
Gegevens log: Import van bankafschriften
Met deze instelling kunt u aangeven of u een log wilt bij het van het
importeren van afschriften. Door deze optie aan te vinken activeert u het log
voor het importeren van de afschriften, en beschikt u in het
scherm van het importeren over de knop Log waarmee u het log kunt
bekijken.
Sectie Berekening betalingsdatum (dagen vanaf vervaldatum)
Met deze instellingen kunt u aangeven hoe u uw betalingsdatum wilt laten bereken.
Bij het aanmaken van een termijn wordt de vervaldatum berekend aan de hand van de betalingsconditie. Middels deze instelling kunt u aangeven hoeveel dagen voor vervaldatum de betalingsdatum moet komen te liggen. Wanneer u wilt dat de betalingsdatum 2 dagen voor de vervaldatum komt, vult u '2' dagen in.
Standaard is bij aantal dagen '2' ingevuld. U kunt in dit scherm alleen positieve waarden invullen. Uiteraard kunt u de betalingsdatum per termijn nog steeds aanpassen via de knop 'Details' of 'Toewijzen' in het termijnen scherm.
Sectie Betalingen: Overige
Wanneer u werkt met SEPA betaalopdrachten en incasso-opdrachten kunt u bij het betaalmiddel aangeven of u gebruik wilt maken van 'Batch aanlevering'. Wanneer dat het geval is (of wanneer uw bank de afschriften altijd gecomprimeerd aanlevert) is het aan te raden om te werken met betalingen onderweg waarbij de betalingen onderweg rekening van het type 'Crediteurenrekening' is. Voor meer informatie, zie Betalingen onderweg in Exact Compact.
Met deze instelling kunt u het journaliseren van betalingen activeren. Bij het verwerken van betalingen wordt direct een financiële boeking gemaakt op de grootboekrekening Bank/Kas die gekoppeld is aan het betaalmiddel. Wanneer u het journaliseren van betalingen wel activeert en betalingen onderweg niet, heeft dat als consequentie dat bij het verrichten van de betaling direct de bankgrootboekrekening afgeboekt wordt. Dit betekent dat de openstaande post administratief als betaald beschouwd wordt. De openstaande post is dan ook direct afgeboekt van de lijst openstaande posten via het memoriaaldagboek dat is aangegeven bij de instellingen. Deze instelling heeft verstrekkende consequenties.
- Bankafschriften mogen niet meer geïmporteerd worden. Immers, de betalingen zijn al op de bankgrootboekrekening geboekt. Het importeren zou leiden tot een dubbele boeking van betalingen.
- Bankafschriften moeten handmatig ingeboekt worden, waarbij alleen de ontvangsten geboekt mogen worden en de betalingen die door een incasso-opdracht zijn afgeschreven.
- Het saldo van de bankrekening in de administratie kan afwijken van het saldo van het laatst ontvangen bankafschrift.
Deze methode van registreren is niet in alle landen (bijvoorbeeld in Nederland) toegestaan.
Memoriaal
Indien de instelling 'Betalingen journaliseren' aangevinkt is, dient u altijd een memoriaaldagboek te selecteren. De financiële boeking wordt in dit dagboek aangemaakt.
Betalingen onderweg
Deze optie is alleen beschikbaar indien de optie 'Betalingen journaliseren' actief is.
Het activeren van deze instelling zorgt ervoor dat bij het verwerken van de betalingen een financië le boeking wordt aangemaakt naar een 'Betalingen onderweg'-rekening in plaats van direct naar de bankrekening. Het journaliseren van betalingen naar een rekening 'Betalingen onderweg' heeft als consequentie dat de openstaande posten van de crediteur afgeboekt worden naar de 'Betalingen onderweg'-rekening. Hierdoor is het op de balans mogelijk om inzicht te houden in het bedrag van de betalingen onderweg.
Rekening betalingen onderweg
Deze optie is alleen actief als de optie 'Betalingen onderweg' geactiveerd is.
De rekening die hier ingevuld is, verschijnt als default bij het verwerken van betalingen. Deze grootboekrekening kan van het type 'Neutraal' of 'Crediteur' zijn. Welke u kiest heeft consequenties voor de administratievoering. Bij het type 'Neutraal' kan bij het importeren niet meer toegewezen/afgeletterd worden. Het is sterk aan te raden om gebruik te maken van het type 'Crediteur'-rekening. Bij het verwerken van de betaling wordt de post overgeboekt van uw crediteur naar de crediteur die gekoppeld is aan het betaalmiddel. Dit is een ideale optie indien u gebruikmaakt van 'gecomprimeerde betalingen'(bij ongecomprimeerde afschriften krijgt u iedere betaling en ontvangst los op uw afschrift te zien. Bij gecomprimeerde afschriften worden betalingen samengevoegd tot één regel op uw afschrift; dit is anders dan het verzamelen van betalingen). Bij het importeren van het bankafschrift kan de openstaande post bij de crediteur van het betaalmiddel worden afgeboekt via de rekening 'Betalingen onderweg'.
Exact adviseert om de instellingen 'Betalingen journaliseren' en 'Betalingen onderweg' niet aan te vinken in geval van ongecomprimeerde bankafschriften. In dit geval wordt volop gebruik gemaakt van de mogelijkheden van Exact Compact. Met deze werkwijze blijft u inzicht houden in de details van uw geldstromen. Bovendien functioneert de automatische herkenning van afschriftregels bij het importeren van bankafschriften optimaal. Er wordt geen financiële boeking in het grootboek gemaakt voor de betalingsopdracht. Wel is in de crediteuren/debiteurenadministratie volledig inzichtelijk welke betalingen onderweg zijn door gebruik van het filter 'Betalingen onderweg' (Alle, Exclusief of Uitsluiten).
Indien uw crediteur belt kunt u op één plek, namelijk zijn crediteurenkaart inzicht krijgen in de openstaande posten én in de posten die onderweg zijn (door ze toe te voegen). De crediteurenkaart laat dan dezelfde gegevens zien als de crediteur in zijn administratie zou moeten hebben.
In geval van gecomprimeerde afschriften adviseert Exact om wel met 'Betalingen journaliseren' en 'Betalingen onderweg' te werken. In dit geval wordt de openstaande post afgeboekt bij de crediteur die u betaalt en wordt een openstaande post opgeboekt bij de crediteur die gekoppeld is aan het betaalmiddel. Bij het importeren van het afschrift kan dit worden afgeletterd. Als niet met betalingen onderweg gewerkt wordt, wordt het lastig om alle betaalde posten bij verschillende crediteuren op 1 crediteur te krijgen zodat de betaling kan worden afgeletterd.
Sectie SEPA
Automatisch: IBAN Berekening
U heeft de mogelijkheid om het IBAN van de bankrekeningen van uw relaties automatisch te berekenen op basis van het rekeningnummer en de banknaam. Om hiervan gebruik te maken dient u deze instelling aan te vinken. Wanneer u deze instelling aanvinkt wordt een disclaimer getoond waarin u de voorwaarden voor het automatisch berekenen van het IBAN dient te accepteren. U kunt deze accepteren door in het scherm met de disclaimer op 'Accepteren' te klikken. Na het accepteren is de nieuwe instelling aangevinkt. Wanneer u vervolgens de administratie sluit en heropent wordt bij het wijzigen van bestaande bankrekeningen of aanmaken van nieuwe bankrekeningen het IBAN automatisch berekend op basis van het rekeningnummer en de banknaam. Deze automatische berekening is alleen van toepassing bij het aanmaken of wijzigen van de bankrekeningen. Voor toevoegen van het IBAN bij de bestaande rekeningen kunt u gebruik maken van de IBAN import tool.
CAMT Importeren: Toewijzingsregels
U heeft de mogelijkheid om zelf toewijzingsregels te creëren voor het importeren
van CAMT.053 afschriften. Om hiervan gebruik te maken dient u deze instelling
aan te vinken. De toewijzingsregels zijn alléén van toepassing op het importeren
van CAMT.053 afschriften en worden pas toegepast wanneer het afschrift niet kan
worden toegewezen op basis van de standaard toewijzingsfunctionaliteit.
Gevraagde incassodatum berekening
Wanneer u werkt met SEPA incasso-opdrachten wordt bij het verwerken van
de incasso een bestand aangemaakt dat u kunt versturen naar de bank. In dit
bestand is informatie opgenomen ten behoeve van de uitvoering door de bank,
waaronder de datum waarop geïncasseerd dient te worden de 'Requested
collection date'. Voor betaalmiddelen uit Nederland, Duitsland, Oostenrijk
en België kunt u met deze instelling aangeven of deze datum gebaseerd moet
zijn op de vervaldatum of de betalingsdatum van de factuurtermijn. Voor de
betaalmiddelen van de andere landen wordt altijd de 'Vervaldatum' toegepast
ongeacht welke optie u hier selecteert.
Het berekenen van de datum is afhankelijk van de velden Incassodatum
(Eerste) en Incassodatum (Terugkerend) in de sectie SEPA
Incasso opdrachten op het tabblad Instellingen bij het
onderhoud van het betaalmiddel.
Afhankelijk van welke optie (Betalingsdatum of Vervaldatum)
er is geselecteerd wordt de gevraagde incassodatum als volgt berekend:
Het maakt systeem gebruik van de 'Laatste incassodatum' van de
incassomachtiging. Wanneer er nog geen incasso is verwerkt, is deze datum
leeg. In dat geval voert het systeem de volgende controle uit:
vervaldatum of betalingsdatum van de betalingstermijn < werkelijke datum +
waarde van het veld Incassodatum (Eerste). Wanneer de
incassomachtiging hieraan voldoet wordt de werkelijke datum + waarde van het
veld Incassodatum (Eerste) gebruikt als 'Requested collection date'.
Anders wordt de vervaldatum of betalingsdatum gebruikt.
Wanneer de 'Laatste incassodatum' wel gevuld is voert het systeem de
volgende controle uit: vervaldatum of betalingsdatum van de
betalingstermijn < werkelijke datum + < waarde van het veld Incassodatum
(Terugkerend). Wanneer de incassomachtiging hieraan voldoet wordt de
werkelijke datum + waarde van het veld Incassodatum (Terugkerend)
gebruikt als 'Requested collection date'. In de andere situaties wordt de
vervaldatum of betalingsdatum van de betalingstermijn gebruik als de 'Requested
collection date'.
De werkelijke datum in deze berekeningen betreft de systeemdatum.